Amenajarea biroului/sediului – Sfaturi pentru eficientizarea spatiului & cresterea productivitatii

Cu siguranta ai mai auzit ca sediul firmei tale este, practic, cartea de vizita a firmei si a serviciilor pe care tu le prestezi. Astfel, acesta trebuie sa reflecte indeaproape toate valorile si principiile pe care le aveti ca entitate juridica. Avand un design interior potrivit, perceptia angajatilor, precum si calitatea muncii lor, dar si perceptia viitorilor colaboratori, se poate schimba in bine.

O amenajare corespunzatoare este caracterizata prin spatii cat mai bine definite si organizate, asa ca, inainte de a te apuca de treaba, este bine sa ai un plan si sa urmezi cativa pasi importanti. Citeste urmatoarele randuri si descopera toate informatiile de care ai nevoie pentru a crea o amenajare interioara potrivita locului si specificului firmei tale.

Ce trebuie sa stii inainte de a incepe proiectul de amenajare a biroului?

Amenajarea unui birou poate fi un proiect dificil daca nu stii in ce directie te indrepti sau ce lucruri importante ai de luat in considerare. Tocmai de aceea, este bine sa clarifici care sunt nevoile tale, precum si asteptarile asupra spatiului inainte de a te apuca de treaba.

De exemplu, amenajarea biroului de acasa este cu mult diferita de amenajarea unui birou intr-un sediu office. Este bine sa stii care sunt dimensiunile spatiului si sa gandesti fiecare lucru in functie de acest aspect. Conteaza daca este un singur angajat sau sunt 20, daca este nevoie de un singur spatiu open space sau trebuie sa existe birouri individuale. De asemenea, bugetul este si el un aspect de luat in calcul inca de la inceputul proiectului. Asa iti vei putea da seama ce alegeri poti face in materie de finisaje, mobilier sau decoratiuni.

Cum amenajezi sediul firmei? Idei practice pentru un birou modern

Cele mai importante caracteristici pe care trebuie sa le iei in calcul atunci cand vrei sa amenajezi sediul firmei, sunt:

• spatiul disponibil;
• numarul de angajati;
• profilul firmei;
• nevoile tuturor persoanelor care vor trece pragul locatiei;

In functie de toate aceste detalii iti vei putea da seama care este cea mai optima compartimentare a locului, precum si sa gasesti un echilibru intre functionalitate si estetica.

Birourile de tip open-space

Birourile de tip open space sunt potrivite pentru firmele ai caror angajati trebuie sa fie intr-o conexiune continua. Astfel, munca in echipa, productivitatea si creativitatea vor creste. De asemenea, din punct de vedere al designului interior, poti ajunge mai usor la echilibrul dintre functionalitate si estetica. Foloseste corpuri de iluminat de dimensiuni diferite, mobilier in forme si culori non-conformiste, dar si finisaje speciale, precum sunt baghetele de colt, denumite si cornise de interior, care vor oferi continuitate vizuala amenajarii.

Importanta identitatii vizuale

Astazi, identitatea vizuala este un element important de branding. Pe langa logo, fonturi si elemente grafice, identitatea vizuala este strans legata si de amenajarea interioara a unui spatiu. Aceasta poate spune foarte multe despre specificul business-ului, precum si despre serviciile pe care le oferi.

De exemplu, pentru o companie dintr-o industrie creativa se va potrivi o amenajare colorata si dinamica, cu multe zone open space. Pe cand pentru o companie din domeniul medical, de exemplu, biroul va avea multe zone organizate, culori cat mai neutre si materiale elegante pentru a oferi acea senzatie de spatiu sobru.

Inca de la inceputul proiectului trebuie sa definitivezi acest aspect, deoarece iti va fi mult mai usor sa creezi identitatea vizuala potrivita firmei tale si sa alegi materialele, culorile si finisajele care vor pune spatiul in evidenta.

Necesitatea spatiilor mai retrase

In cadrul unui birou office este bine sa existe si cateva spatii pentru relaxare destinate angajatilor, dar si niste zone retrase pentru sedinte. Inainte de a le proiecta, pune pe hartie care sunt prioritatile tale si ale firmei, apoi analizeaza spatiul pe care il ai disponibil.

Zonele conexe

Exista cateva zone conexe importante pe care orice sediu ar trebui sa le aiba, indifererent de spatiul disponibil. Cu o echipa bine pregatita, se pot crea spatii acolo unde te astepti mai putin. Descopera care sunt zonele extra ce pot face parte dintr-un sediu, pe langa spatiul de lucru:

• Receptia: orice birou are nevoie de o receptie, oricat de mic ar fi. Asa ca nu ezita sa creezi o zona specifica in apropierea intrarii;
• Biroul managerial: daca locul iti permite sa creezi un birou diferit de zona de lucru a angajatilor tai, integreaza si acest birou. Daca nu, poti foarte bine sa pastrezi o zona mai retrasa din spatiul de lucru si sa o transformi intr-un mic birou managerial;
• Salile de sedinta: in orice sediu ar trebui sa existe minimum o sala de sedinta spatioasa si aerisita. Daca locul iti permite, creeaza cateva si pentru sedintele cu un numar mai mic de participanti;
• Bucataria: indiferent cat de mica sau mare este, bucataria trebuie sa existe in orice fel de sediu. Ofera-le angajatilor posibilitatea de a avea un loc unde sa manance sau sa isi faca o cafea in timpul zilei;
• Baile: inca de la inceputul proiectului ia in calcul cati angajati sunt, precum si pozitionarea zonelor sanitare fata de zona de lucru sau cea de relaxare;
• Zona de relaxare: un astfel de spatiu este binevenit in orice firma. O camera cu mai multe canapele, o biblioteca si jocuri pentru playstation va fi bine privita bine de catre angajati.

Stiluri de amenajare a biroului

In functie de specificul firmei, biroul poate avea o amenajare diferita. Indiferent ca alegi o abordare non-conformista, un stil vintage sau industrial, nu uita ca locul trebuie sa fie cat mai prietenos amenajat si organizat pentru angajatii tai.

Amenajarea biroului in stil Feng Shui

Lumina naturala, plantele verzi si materialele naturale sunt cele mai importante caracteristici de luat in calcul daca vrei sa abordezi o amenajare in stil Feng Shui pentru birou. Incearca sa pozitionezi zonele de lucru astfel incat angajatii sa stea cu fata la geam sau, daca nu se poate, macar sa stea cu fata catre o usa. Pastreaza spatiul cat mai aerisit si curat, decoreaza-l cu plante pentru a aduce putina prospetime si pentru a imbunatati calitatea aerului si foloseste atat pentru pereti, cat si pentru decoratiuni, culori cat mai neutre.

Amenajarea biroului in stil non-conformist

O amenajare non-conformista iese in evidenta, in primul rand, prin culoare. Daca activezi intr-un domeniu creativ, o astfel de amenajare va fi numai buna. Iesi din tiparele clasice folosind palete de culori indraznete – portocaliu, verde, rosu, albastru – mobilier cu forme neobisnuite, dar si combinatii de obiecte decorative din stiluri opuse. Chiar daca ai mana libera la design, este important sa pastrezi un echilibru intre functionalitatea si estetica locului. Gandeste zone de lucru cat mai aerisite si spatii pentru depozitare, in functie de nevoi.

Amenajarea biroului in stil vintage

Mobilierul din lemn masiv, usile de dimensiuni mari si accentele decorative sunt specifice stilului vintage. Daca profilul firmei iti permite o astfel de identitate vizuala, amenajarea biroului ar trebui sa se invarta in jurul acelor trei caracteristici. Bineinteles, pentru un plus de personalitate, te poti juca si cu tapiteriile sau elementele decorative in imprimeuri florale sau dungi. Pentru mobilierul locului, incearca sa pastrezi estetica vintage, insa scaunele si birourile ai grija sa fie cat mai ergonomice si potrivite pentru un program de munca.

Amenajarea biroului in stil industrial

Amenajarea unui birou in stil industrial implica multe materiale naturale – lemn, caramida, sticla – combinate cu ferestre cat mai mari si corpuri de mobilier cu structuri metalice. Culorile folosite pentru acest stil sunt, de regula, mai inchise: nuante de maro, gri sau negru. Asa ca este important sa aduci echilibru in amenajare prin obiectele de mobilier mai deschise la culoare sau prin folosirea mai multor tipuri de lumini.

Sfaturi importante pentru amenajarea spatiului firmei

Pentru a te asigura ca amenajarea spatiului firmei este una potrivita, pe langa respectarea stilului ales, este bine sa tii cont si de sfaturile din urmatoarele randuri.

Orientarea birourilor catre fereastra

Lumina naturala sporeste productivitatea, asa ca iti recomandam sa pozitionezi cat mai multe birouri cu fata catre ferestre. Stim ca nu toate cladirile au ferestre potrivite, unele sunt prea inguste, altele sunt pe o parte a cladirii unde este mereu umbra, asa ca este bine sa te orientezi in functie de spatiul pe care il ai tu disponibil. De asemenea, daca locul nu are ferestre si nu poti face aceasta mutare, integreaza surse de iluminat cat mai potrivite, plante sau tablouri cu muschi de copac si ilustratii cu elemente din natura.

Integreaza plante naturale

Plantele, pe langa rolul de a adauga culoare & textura intr-o amenajare si pentru a delimita anumite zone, mai sunt utilizate si pentru a crea o atmosfera relaxanta si placuta. Pe langa faptul ca ajuta la purificarea aerului, acestea pot influenta productivitatea, dar si starea angajatilor. Ele reduc considerabil nivelul de stres, asa ca ia in calcul spatiul disponibil si alege sa montezi plante naturale. Alege-le in functie de nevoile pe care le au – lumina, soare direct, cat de des sau rar trebuie sa fie udate – dar si de celelalte elemente decorative prezente in birou.

Daca spatiul iti permite, creeaza o zona comuna

Crearea unei zone comune in spatiul destinat birourilor este necesara pentru organizarea anumitor intalniri de lucru. Daca locul este unul de tip open space, trebuie sa existe macar o incapere in care o parte dintre angajati sa se poata intalni si discuta diverse task-uri fara a-i deranja pe ceilalti. Daca spatiul nu iti permite, colaboreaza cu o echipa de arhitecti si designeri priceputi care sa iti ofere cateva optiuni potrivite spatiului tau.

Nu uita de confort!

Confortul nu trebuie sa lispeasca dintr-un birou, mai ales ca acolo iti vei petrece atat tu, cat si angajatii tai, cel putin opt ore dintr-o zi. Cand vine vorba despre alegerea mobilierului, opteaza fara sa te gandesti pentru scaune ergonomice, pentru birouri de tip stand desk, dar si pentru canapele sau fotolii confortabile in care lumea sa se poata relaxa in pauze. Avand confortul necesar, tot personalul va fi mult mai productiv si energic.

Include spatii de depozitare!

Spatiile pentru depozitare sunt foarte importante in orice fel de amenajare. Si chiar daca nu iti place ideea de a le avea la vedere, acum exista o multime de modalitati de a fi ascunse, dar totusi practice. In ele se pot pastra in ordine toate documentele firmei, precum si obiectele necesare ce tin de activitatea zilnica a sediului si a angajatilor. De asemenea, avand mai multe spatii pentru depozitare, in birou se va putea pastra ordinea si curatenia mult mai usor, influentand astfel, in mod pozitiv, productivitatea angajatilor.

Adu la viata mobilierul vechi!

Pentru amenajarea interioara nu trebuie sa folosesti doar mobilier sau decoratiuni noi. Daca cineva iti doneaza un corp de mobilier vechi, ori gasesti tu in vreun magazin second hand sau intr-un targ un anumit obiect care crezi ca s-ar potrivi perfect in amenajare, adu-l la viata si integreaza-l in noua casa. Poti refolosi, fara griji, obiecte vechi, mai ales ca vor oferi si personalitate amenajarii. Totusi, acorda atentie la modul in care sunt curatate, pentru a te asigura ca scapi de mucegai, rugina sau carii in lemn.

Intrebari frecvente despre amenajarea biroului

Q: care sunt cele mai potrivite obiecte de decor pentru birou?

Amenajarea biroului difera in functie de specificul firmei. Chiar si asa, exista cateva elemente decorative ce pot fi integrate cu success in orice stil. Plantele verzi sau cu flori, lucrarile de arta, mesajele motivationale, mici decoruri care reflecta interesele sau hobby-urile angajatilor vor aduce o nota personala spatiului.

Q: Care este cel mai potrivit stil de decor pentru sediul firmei?

Cel mai potrivit stil de decor este cel care defineste cel mai bine specificul firmei tale. Nu exista un stil corect sau gresit, ci unul care reflecta indeaproape cultura organizationala, valorile si nevoile companiei tale.

Q: Cum poate fi sporita productivitatea prin amenajarea biroului?

Modul in care este amenajat biroul are o influenta majora asupra productivitatii muncii. Tocmai de aceea, incearca sa amenajezi spatiul cat mai minimalist posibil, sa creezi multe locuri pentru depozitare, astfel incat sa se pastreze ordinea. Lumina este si ea foarte importanta. Daca locul nu are multa lumina naturala, creeaza un plan de iluminare cat mai corect.